Draaiboek acties

From Democratie.Nu
Jump to navigationJump to search

*Voorafgaand aan de actie

1. Naar wie richt je je? Welke kanalen te verwittigen ?

- website – facebook – twitter – flashberichten – mailcontacten ….

2. In alle mededelingen Actie / Plaats / Datum / uur vermelden

3. Persbericht : Hoe Wat Waarom Wie Plaats Datum uur

4. Welk budget kun je besteden?

5. Hoelang vooraf moet je de activiteit organiseren?

6. Waaraan moet de locatie voldoen: prijs, sanitair onderhouden of zelf na te kijken, kapstokken,zitgelegenheid, tafels, verlichting, stopcontacten, beschikking over licht, water, oven, borden, glazen, recipiënten, bestek? Waar is de Stroomkast, de evacuatie en brandbeveiliging

7. Welke afspraken maak je vooraf met de beheerders van de locatie over inrichting, gebruik en afsluiten, ken je de bediening van materiaal en toestellen ter plaatse en kan zelf aangevoerd materiaal veilig worden opgeborgen of kan de locatie worden afgesloten?

- afspraak ivm. bereikbaarheid van een verantwoordelijke voor de zaal (telefoonnummer!) / lokale hulpdiensten, hoe werkt de verwarming?...

- Dag voor de lezing: nauwkeurige controle van: - de sleutel om toegang te verkrijgen tot de zaal (uittesten!) / ev. Alarmcode! de zaal zelf: - is al het gevraagde materieel/materiaal aanwezig voor een vlot verloop?

8. Hoe kondig je de activiteit aan: wat vertel je erover, langs welke kanalen, met reisweg? Pijlen plaatsen onderweg? Inbelnummer / website

9. Moet er vervoer worden geboekt? Wat kost het aan tijd en geld?

10. Hoe wordt gecheckt of alles werkt en vanaf wanneer mag dat op de locatie?

11. Welke toelatingen heb je nodig?

12. Welke toestellen? (bv fototoestel, film, ...)

13. Welke instrumenten of hulpmiddelen zijn er nodig (kookgerei, plastic of papieren borden, koppen, bekers, bestek, pollepels, mixers, lijmborstels, ladders, wat kost de eventuele huur van klank en beeld en wie stelt het op / breekt het af?

14. Welke ingrediënten zijn er nodig en hoeveel (lijm, drank, pannenkoeken)?

15. Wat kun je vooraf aanmaken?

16. Tafels, vouwstoelen, tafelkleden, servetten, handdoeken en afdrooghanddoeken, keukenrol, wc-rol?

17. Welke informatiedragers?

18. Welk propagandamateriaal (folders, ballonnen, poncho's, spandoeken met voet/koorden, projector/scherm/ PC,verlengdraden, meervoudige stopcontacten,.... )?

19. Als er propagandamateriaal of ander materiaal moet worden aangevoerd, geraakt het dan tot bij de locatie en wie brengt het / lost het?

20. Hoeveel medewerkers zijn er nodig om te helpen vooraf en ter plaatse (inrichting, onthaal, uitvoering, opruimen) en wat moeten zij precies doen?

21. Zijn er instructies voor die medewerkers, kennen zij hun verantwoordelijkheid en wie geeft hen het nodige materiaal (badges, lijsten, schrijfgerief, documentatie, wisselgeld en geldkoffertje), zijn er invallers? Coordinatie via GSM / website

22. Afspraken met externe sprekers. Voorzien dat deze in extremis afzeggen. Attentie voorzien.

23. Verzekeringen


*Tijdens de actie :

Op de ontvangsttafel:

- inschrijvingslijst van de deelnemers (wenst u onze nieuwsbrief: uw mailadres)

- folders, boeken en brochures + kassa met wisselgeld + notitieblad/stylo

- doos: voor vrije bijdrage (goed zichtbaar)

- programma-overzicht ( thema/titel van lezingen + naam/functie van sprekers )

In de ruimte: spandoeken (met bevestigings/plaatsings-materiaal)

Tijdens de lezing: opschrijven van vragen uit het publiek


*Na de actie :

- Wat is de respons geweest vooraf, wie is dan afwezig en wie komt toch, welke buitenstaanders hebben contact gemaakt (email adressen) , wat is er misgelopen, wat heeft het gekost aan tijd en geld? ;;

- Direct na de actie : Opstellen berichten voor de pers, leden, website, flashberichten, youtube, facebook, twitter. Wie doet wat hoe waar en wanneer ?